Gestion de Salle de Réunion
Gestion de salle de réunion : les problématiques
Mieux gérer ses salles de réunion permet de répondre à plusieurs problématiques :
– vous cherchez une salle et rencontrez des difficultés à en trouver une de libre ;
– vous êtes en réunion et êtes interrompu par un collaborateur à la recherche d’une salle ;
– toutes les salles sont réservées, mais toutes ne sont pas réellement occupées ;
– vous êtes deux à avoir réservé une salle, mais êtes dans l’impossibilité de savoir qui l’a réservée en premier.
La solution OTO Technology pour mieux gérer vos salles de réunion
Pour éviter ce genre de situation synonyme de perte de temps et d’amateurisme si vous organisez une réunion avec des clients et partenaires, OTO Technology a la solution. Nous vous proposons un système de réservation innovant qui ne laisse plus de place au doute.
Vous connaissez en temps réel la disponibilité des salles et n’avez plus besoin d’ouvrir toutes les portes. Un planning de réservation de votre espace de travail est centralisé et accessible à tous.
Un écran digital installé sur la porte de la salle de réunion permet de savoir si elle est occupée. Cette solution de gestion de salle de réunion permet également de prendre connaissance du planning des réunions de la journée et des jours suivants pour pouvoir réserver à votre tour. D’autres écrans peuvent être installés dans les couloirs de l’entreprise pour prendre consulter et gérer les réservations de votre meeting room via une solution sur pied ou un grand écran LCD accroché au mur.
Bénéfices de la gestion de salle de réunion
Un impact sur les collaborateurs
- Augmentation de la satisfaction : les utilisateurs peuvent se consacrer à leur travail et non à la recherche d’une salle de réunion.
- Augmentation de la productivité : une réunion interrompue fait perdre en temps et en productivité. Il est établi qu’il faut environ 20 minutes pour reprendre sereinement le fil de sa réunion après une interruption.
Des fonctionnalités innovantes
- Informations en temps réel sur la disponibilité,
- Réservation simple et intuitive,
- Connexion Wifi,
- Possibilité de commander des boissons,
- Possibilité de visualiser jusqu’à 9 salles de réunion,
- Possibilité de réservation de 7 manières (sur l’écran tactile, via Microsoft Exchange et votre calendrier Outlook, une application mobile, Alexa, etc.).
Un impact sur l’entreprise
- Meilleure gestion du temps : 70 % des collaborateurs passent en moyenne 15 minutes à chercher un espace de travail alors qu’ils pourraient en trouver un instantanément.
- Économies majeures : dans une entreprise de 100 personnes, il est estimé que 300 000 dollars sont consacrés à la recherche, chaque année, d’une salle de réunion. Un coût qui pourrait être alloué à des solutions pour développer votre business.
- 30 % des réunions n’ont pas lieu, bloquant inutilement une salle sans que personne ne soit au courant de cette situation et empêchant ainsi les autres collaborateurs d’y prendre place.
Atouts
Notre solution de réservation de salle de conférence ou de réunion est révolutionnaire. Simple et intuitive, elle permet de mieux gérer ses espaces de travail en toute simplicité.
#1 – Vision en temps réel de l’occupation des salles
#2 – Système de réservation simple et intuitif
#3 – Gain de temps pour les employés et meilleure crédibilité auprès des partenaires
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